PLAN ANTICRISIS-PLAN DE CONTINGENCIA Y REACTIVACION

Plan de Contingencia y Reactivación (PLACORE)

 

En el IAED, nos ocupamos en apoyar y ayudar profesionalmente a las empresas para aumentar su competitividad a través de esquemas de mejora continua, entrenamientos y coaching. Es por ello, que considerando la situación por la que se atraviesa actualmente la planta productiva, recomendamos ampliamente este Plan.

El objetivo del Plan de Contingencia y Reactivación (PLACORE) es contener los efectos de la situación actual que representa la pandemia para volver a la normalidad con los mínimos riesgos posibles y posiblemente con los ajustes administrativos necesarios.

Este Plan está enfocado para que la empresa de cualquier tamaño pueda continuar su actividad o reanudarla, en el menor tiempo y normalidad posible.

Una empresa debe estar preparada para enfrentar posibles incidentes y crisis de tal forma que pueda proteger sus activos, el factor humano, su entorno externo (Clientes, Proveedores, Gobierno, Comunidad) y recuperarse antes de que se ponga en peligro su continuidad.

La previsión y la planeacion es la forma de minimizar los riesgos y limitar o controlar las consecuencias de una crisis. Los activos y los procesos de negocio esenciales deben estar protegidos con un plan de integrado por acciones que permitan una reactivación rápida y adecuada a una crisis.

En primer lugar, es preciso reseñar que cada empresa debe tener su propio plan personalizado, creado con la participación conjunta de sus principales responsables, adecuado a sus posibilidades y fortalezas. La eficacia del plan vendrá determinada por su grado de adecuación a la empresa y su cultura organizacional.

Por otro lado, el Plan de Contingencia y Reactivación, debe incluir un conjunto de medidas organizativas, informativas, técnicas y humanas que señalen de forma lo más clara y simple posible el camino a seguir para enfrentar y en su caso minimizar situaciones que afecten de forma relevante al negocio, las finanzas de la empresa o su imagen en el mercado.

La rapidez de actuación es el otro factor clave que debe contemplar la empresa para elaborar su plan, en situaciones de crisis el tiempo puede ser vital y ello debe ser considerado de vital importancia.

Por último, el plan en ningún caso puede dejar una parte del mismo a la improvisación y ocurrencias: crisis e improvisación son incompatibles y casi siempre conducen al caos y al desastre, que es lo que buscamos que se evite.

El plan debe contemplar tres tipos de medidas:

Preventivas: Para intentar evitar o limitar los riesgos de crisis.

De emergencia: Para reducir los efectos negativos una vez producida la crisis.

Reactivadoras: Para facilitar la vuelta a la normalidad.

El Plan debe contemplar las situaciones que puedan impactar en el funcionamiento normal del negocio, en sus finanzas, en la seguridad y protección de sus activos, en su imagen corporativa y en la salud mental y física de sus empleados. Naturalmente deben preverse las situaciones de crisis más probables en el entorno de la empresa o en su actividad, normalmente son de cuatro tipos:

 

Crisis: Pueden ser globales (factores meteorológicos, catástrofes naturales, epidemias, etc.) o internas (Problemas de suministros, conflictos laborales, crisis de producto/servicio, litigios con consumidores, endeudamiento, ruptura con proveedores, conflictos y litigios entre socios, etc.).

 

Protección de activos: Plagio, copia o destrucción de patentes, espionaje, pérdida de derechos o licencias, ataques informáticos, protección de datos y sistemas, protección de marcas y productos, etc.

 

Problemas de administración: Incidentes en la gestión que pueden causar graves dificultades a la empresa. Por ausencia, fallecimiento, deslealtad o abandono de funciones de directivos y colaboradores clave. Por pérdida de empleados esenciales en aspectos clave del negocio. Por infravaloración de riesgos de determinadas operaciones, por desorganización interna, confusión, incertidumbre de futuro, etc.   

 

Errores humanos: Problemas graves que tienen su origen en un error humano, a veces no intencionado, por descuido o incompetencia (fallos graves en sistemas, cadenas, maquinaria, etc.) otras por deslealtad (desfalcos, robos, escándalos, fraudes, bulos, sabotajes, etc.).

 

Además de una parte “informativa” el Plan de Contingencia y Reactivación debe tener mínimo esta estructura:

 

1- Planeacion y organización: Comité de Reactivación.

 

El primer paso, es iniciar el proceso de involucramiento, dirección y organización para la elaboración del Plan, no dan los mismos resultados que el Plan sea elaborado por el dueño o gerente general, en este proceso y por la importancia del Plan se requiere que se sumen talentos, ideas y sugerencias, de los principales responsables de la empresa. Se debe de definir quien lo lidera, sus integrantes, sus funciones y responsabilidades y quien convoca, cómo y cuándo. Debe definirse un listado de los participantes, responsabilidades y tareas, en qué, cómo y cuándo es convocado. Deben fijarse canales de comunicación e información, tiempos de respuesta y todos los aspectos necesarios para poner en marcha el plan, coordinar las acciones y tomar decisiones durante la ejecución del mismo.

2- Activos, recursos y procesos clave:

 

En esta etapa se identifican con claridad aquellas actividades, procesos, sistemas y recursos esenciales para la supervivencia de la empresa que requieren una especial atención, evaluación y protección.

Se analizan cada uno de estos aspectos clave para identificar los puntos débiles a donde se focalizaran los mayores esfuerzos de protección y mejoramiento.

Esta lista será el objeto central del plan.

 

3– Análisis de riesgos:

 

Se deberá realizar un análisis de los riesgos posibles y probables.

Una vez identificados se estudiaran sus posibles efectos y consecuencias tanto hacia el interior de la empresa como al exterior de la misma, así como los escenarios más probables.

Esta evaluación del impacto debe contemplar todos los aspectos y ámbitos: Económico-financiero, legal, activos, recursos humanos, ventas, producción, etc.

Como ya se comento anteriormente, los riesgos más recurrentes suelen ser de cuatro tipos:

– Crisis globales o internas, de tipo catastrófico, de salud o de conflictividad.

– Protección de activos frente a amenazas internas o externas.

– Problemas de administración, casi siempre por ausencia o mala gestión.

– Errores humanos por incompetencia, descuido o mala fe.

 

4- Definición de objetivos y estrategias:

 

En esta fase, será la determinación de los objetivos y las estrategias a aplicar en función del suceso y los previsibles escenarios, su impacto y el desarrollo de las mismas.

Es muy recomendable utilizar herramientas de análisis estratégico para este trabajo o un DAFO/FODA/SWOT para facilitar el desarrollo.

 

 

5- Plan de acción: Quién, cómo, cuándo, dónde.

 

Se trata de establecer planes de actuación para cada contingencia prevista.

Esta es una parte importantísima que debe realizarse de forma muy cuidadosa pues, por un lado, debe enumerar todos los pasos a realizar, las personas que intervendrán, las herramientas a disponer y los factores a considerar para no incrementar los riesgos. Pero, por otro lado, deben ser acciones lo más comprensibles, prácticas y fáciles de aplicar en la manera de los posible.

Un plan complicado y difícilmente entendible pierde por completo su utilidad no se logra ningún beneficio.

En esta parte será necesario hacer una lista con los colaboradores que se consideran capacitados para afrontar la situación en cada uno de los pasos previstos.

 

6- Seguimiento.

 

Para que el Plan sea realmente efectivo, debe ser probado y aplicadas sus acciones, supervisando sus resultados y con anticipación detectar errores e incrementar la efectividad y rapidez de respuesta.

Igualmente, será necesaria una revisión periódica a efectos de actualizar las informaciones y observar si ha habido cambios en el análisis de riesgos que obliguen a incorporar nuevos elementos al plan.

Es importante que en el propio plan se defina un calendario de pruebas y los responsables tanto de dichas pruebas como de la revisión periódica del plan.

 

 

Te deseamos el mayor de los éxitos en tu Plan de Contingencia y Reactivación.

 

 

Contáctanos para cualquier duda o consulta que quieras hacernos.

 

Hugo Zamora

IAED

Coach y consultor

hzamora@iaead-ac.com.mx

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