LA RESILIENCIA ORGANIZACIONAL COMO ESTRATEGIA ANTE CRISIS
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Plan de Contingencia y Reactivaci贸n (PLACORE)
En el IAED, nos ocupamos en apoyar y ayudar profesionalmente a las empresas para aumentar su competitividad a trav茅s de esquemas de mejora continua, entrenamientos y coaching. Es por ello, que considerando la situaci贸n por la que se atraviesa actualmente la planta productiva, recomendamos ampliamente este Plan.
El objetivo del Plan de Contingencia y Reactivaci贸n (PLACORE) es contener los efectos de la situaci贸n actual que representa la pandemia para volver a la normalidad con los m铆nimos riesgos posibles y posiblemente con los ajustes administrativos necesarios.
Este Plan est谩 enfocado para que la empresa de cualquier tama帽o pueda continuar su actividad o reanudarla, en el menor tiempo y normalidad posible.
Una empresa debe estar preparada para enfrentar posibles incidentes y crisis de tal forma que pueda proteger sus activos, el factor humano, su entorno externo (Clientes, Proveedores, Gobierno, Comunidad) y recuperarse antes de que se ponga en peligro su continuidad.
La previsi贸n y la planeacion es la forma de minimizar los riesgos y limitar o controlar las consecuencias de una crisis. Los activos y los procesos de negocio esenciales deben estar protegidos con un plan de integrado por acciones que permitan una reactivaci贸n r谩pida y adecuada a una crisis.
En primer lugar, es preciso rese帽ar que cada empresa debe tener su propio plan personalizado, creado con la participaci贸n conjunta de sus principales responsables, adecuado a sus posibilidades y fortalezas. La eficacia del plan vendr谩 determinada por su grado de adecuaci贸n a la empresa y su cultura organizacional.
Por otro lado, el Plan de Contingencia y Reactivaci贸n, debe incluir un conjunto de medidas organizativas, informativas, t茅cnicas y humanas que se帽alen de forma lo m谩s clara y simple posible el camino a seguir para enfrentar y en su caso minimizar situaciones que afecten de forma relevante al negocio, las finanzas de la empresa o su imagen en el mercado.
La rapidez de actuaci贸n es el otro factor clave que debe contemplar la empresa para elaborar su plan, en situaciones de crisis el tiempo puede ser vital y ello debe ser considerado de vital importancia.
Por 煤ltimo, el plan en ning煤n caso puede dejar una parte del mismo a la improvisaci贸n y ocurrencias: crisis e improvisaci贸n son incompatibles y casi siempre conducen al caos y al desastre, que es lo que buscamos que se evite.
El plan debe contemplar tres tipos de medidas:
Preventivas: Para intentar evitar o limitar los riesgos de crisis.
De emergencia: Para reducir los efectos negativos una vez producida la crisis.
Reactivadoras: Para facilitar la vuelta a la normalidad.
El Plan debe contemplar las situaciones que puedan impactar en el funcionamiento normal del negocio, en sus finanzas, en la seguridad y protecci贸n de sus activos, en su imagen corporativa y en la salud mental y f铆sica de sus empleados. Naturalmente deben preverse las situaciones de crisis m谩s probables en el entorno de la empresa o en su actividad, normalmente son de cuatro tipos:
Crisis: Pueden ser globales (factores meteorol贸gicos, cat谩strofes naturales, epidemias, etc.) o internas (Problemas de suministros, conflictos laborales, crisis de producto/servicio, litigios con consumidores, endeudamiento, ruptura con proveedores, conflictos y litigios entre socios, etc.).
Protecci贸n de activos: Plagio, copia o destrucci贸n de patentes, espionaje, p茅rdida de derechos o licencias, ataques inform谩ticos, protecci贸n de datos y sistemas, protecci贸n de marcas y productos, etc.
Problemas de administraci贸n: Incidentes en la gesti贸n que pueden causar graves dificultades a la empresa. Por ausencia, fallecimiento, deslealtad o abandono de funciones de directivos y colaboradores clave. Por p茅rdida de empleados esenciales en aspectos clave del negocio. Por infravaloraci贸n de riesgos de determinadas operaciones, por desorganizaci贸n interna, confusi贸n, incertidumbre de futuro, etc.
Errores humanos: Problemas graves que tienen su origen en un error humano, a veces no intencionado, por descuido o incompetencia (fallos graves en sistemas, cadenas, maquinaria, etc.) otras por deslealtad (desfalcos, robos, esc谩ndalos, fraudes, bulos, sabotajes, etc.).
Adem谩s de una parte 鈥渋nformativa鈥 el Plan de Contingencia y Reactivaci贸n debe tener m铆nimo esta estructura:
1- Planeacion y organizaci贸n: Comit茅 de Reactivaci贸n.
El primer paso, es iniciar el proceso de involucramiento, direcci贸n y organizaci贸n para la elaboraci贸n del Plan, no dan los mismos resultados que el Plan sea elaborado por el due帽o o gerente general, en este proceso y por la importancia del Plan se requiere que se sumen talentos, ideas y sugerencias, de los principales responsables de la empresa. Se debe de definir quien lo lidera, sus integrantes, sus funciones y responsabilidades y quien convoca, c贸mo y cu谩ndo. Debe definirse un listado de los participantes, responsabilidades y tareas, en qu茅, c贸mo y cu谩ndo es convocado. Deben fijarse canales de comunicaci贸n e informaci贸n, tiempos de respuesta y todos los aspectos necesarios para poner en marcha el plan, coordinar las acciones y tomar decisiones durante la ejecuci贸n del mismo.
2- Activos, recursos y procesos clave:
En esta etapa se identifican con claridad aquellas actividades, procesos, sistemas y recursos esenciales para la supervivencia de la empresa que requieren una especial atenci贸n, evaluaci贸n y protecci贸n.
Se analizan cada uno de estos aspectos clave para identificar los puntos d茅biles a donde se focalizaran los mayores esfuerzos de protecci贸n y mejoramiento.
Esta lista ser谩 el objeto central del plan.
3– An谩lisis de riesgos:
Se deber谩 realizar un an谩lisis de los riesgos posibles y probables.
Una vez identificados se estudiaran sus posibles efectos y consecuencias tanto hacia el interior de la empresa como al exterior de la misma, as铆 como los escenarios m谩s probables.
Esta evaluaci贸n del impacto debe contemplar todos los aspectos y 谩mbitos: Econ贸mico-financiero, legal, activos, recursos humanos, ventas, producci贸n, etc.
Como ya se comento anteriormente, los riesgos m谩s recurrentes suelen ser de cuatro tipos:
– Crisis globales o internas, de tipo catastr贸fico, de salud o de conflictividad.
– Protecci贸n de activos frente a amenazas internas o externas.
– Problemas de administraci贸n, casi siempre por ausencia o mala gesti贸n.
– Errores humanos por incompetencia, descuido o mala fe.
4- Definici贸n de objetivos y estrategias:
En esta fase, ser谩 la determinaci贸n de los objetivos y las estrategias a aplicar en funci贸n del suceso y los previsibles escenarios, su impacto y el desarrollo de las mismas.
Es muy recomendable utilizar herramientas de an谩lisis estrat茅gico para este trabajo o un DAFO/FODA/SWOT para facilitar el desarrollo.
5- Plan de acci贸n: Qui茅n, c贸mo, cu谩ndo, d贸nde.
Se trata de establecer planes de actuaci贸n para cada contingencia prevista.
Esta es una parte important铆sima que debe realizarse de forma muy cuidadosa pues, por un lado, debe enumerar todos los pasos a realizar, las personas que intervendr谩n, las herramientas a disponer y los factores a considerar para no incrementar los riesgos. Pero, por otro lado, deben ser acciones lo m谩s comprensibles, pr谩cticas y f谩ciles de aplicar en la manera de los posible.
Un plan complicado y dif铆cilmente entendible pierde por completo su utilidad no se logra ning煤n beneficio.
En esta parte ser谩 necesario hacer una lista con los colaboradores que se consideran capacitados para afrontar la situaci贸n en cada uno de los pasos previstos.
6- Seguimiento.
Para que el Plan sea realmente efectivo, debe ser probado y aplicadas sus acciones, supervisando sus resultados y con anticipaci贸n detectar errores e incrementar la efectividad y rapidez de respuesta.
Igualmente, ser谩 necesaria una revisi贸n peri贸dica a efectos de actualizar las informaciones y observar si ha habido cambios en el an谩lisis de riesgos que obliguen a incorporar nuevos elementos al plan.
Es importante que en el propio plan se defina un calendario de pruebas y los responsables tanto de dichas pruebas como de la revisi贸n peri贸dica del plan.
Te deseamos el mayor de los 茅xitos en tu Plan de Contingencia y Reactivaci贸n.
Cont谩ctanos para cualquier duda o consulta que quieras hacernos.
Hugo Zamora
IAED
Coach y consultor
hzamora@iaead-ac.com.mx
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